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LES FONCTIONNALITÉS DU COMMERCIAL

GESTION DES CLIENTS

  • Fiche client détaillée

  • Affectation de la langue utilisée pour les éditions (Proforma, devis, bon de commande…)

  • Multi-banques avec RIB (contrôle de RIB débrayable)

  • Gestion EDI-AGP avec identification par GLN/EAN13

  • Multiples adresses de livraison avec transporteurs préférentiels par adresse, particularités de livraison (camion hayon, horaires, informations transporteur) et identification par GLN/EAN13

  • Interlocuteurs multiples avec téléphones, fax direct, email...

  • Gestion de l’encours financier au client / par centre payeur / par groupe de magasins, possibilité de définir un encours interne avec blocage des livraisons en fonction de celui-ci

  • Gestion des assurances crédit

  • Regroupement des clients par centrale d’achat (nationale et régionale)

  • Type de frais de livraison, seuil franco, tournée de livraison

  • Gestion de type de clients avec statistiques associées

  • Gestion du commercial, de l’apporteur d’affaire et du commercial interne

  • Commissions sur vente par commercial, apporteur d’affaires

  • Gestion des tarifs de vente (choix d’un tarif, choix d’un tarif de référencement ou tarif particulier, taux de remise, prix nets, remise par palier, RFA...)

  • Escompte, remise à la ligne, remise bas de facture, régime de TVA, régime TPF

  • Gestion des provisions sur débours

  • Affectation comptable et lien de chaque client avec la comptabilité (grand-livre, ventes, règlements...)

  • Etat d’un client défini par la compta : actif, suspendu, interdit

  • Statut client et prospect (actif, perdu, disparu)

  • Gestion des conditions de mailing d’un client

  • Codification des clients manuelle, automatique ou par code racine

  • Accès directs avec affichage des quantités pour visualisation :

  • des commandes, devis, pro forma, confirmation de commande

  • des bons de préparation, expédition et de livraison

  • des factures et des avoirs

  • des informations comptables

  • des contacts

  • des appels reçus du client

  • des derniers prix payés

  • des remises

  • des articles livrés/facturés

  • Gestion et éditions des reliquats de commandes par client avec annulations automatiques

  • Gestion des règlements clients

  • Gestion de la franchise de TVA

COLIBASE-gestion-clients.png

LISTE DES CLIENTS

  • La liste des clients se présente sous la forme d’un fichier Excel (colonnes)

  • Plus de 50 recherches préprogrammées (par code, raison, enseigne, centrale...)

  • Une recherche multi-critères des clients qui permet de croiser plusieurs critères de recherche tels que code, raison, enseigne, centrale...

  • Possibilité de tri des clients en ordre croissant ou décroissant en cliquant sur l’entête des colonnes

  • Possibilité de "nettoyer" des clients de l’écran afin d’avoir une liste qui corresponde à une demande précise

  • Fonction de remplacement automatique dans plusieurs fiches de zones telles que : centrale, type de client, mode règlements, commissions VRP, Attaché commercial, Agent, etc.

  • Possibilité de sauvegarder des listes de clients, de commande… sous un nom

  • (exemple : elle peut correspondre à une liste de magasins), et de les rappeler ultérieurement

  • Possibilité de visualiser le CA par type de client/département/centrale/commercial

  • Possibilité d’imprimer depuis la liste des clients une infinité de documents...

  • Export du fichier client possible vers Excel

  • Visualisation directe pour une sélection de commande du total livré/total commandé, du total Reste à livrer et du total annulé.

  • Possibilité d’imprimer une infinité de documents personnalisables en multi langues et multi formats (PDF,xls,word,jpeg....)

GESTION DES COMMANDES

  • Recherches et tri multi-critères

  • Statistiques de commandes, livraisons, facturations, règlements de date à date

  • Création des commandes par lieu de livraison

  • Duplication de commandes pour une autre date, pour un groupe de magasin, pour une centrale...

  • Création automatique des commandes par centrale d’achat en mode tableau

  • Possibilité de créer une commande globale pour un groupe de clients afin de réserver la marchandise et de diminuer la réservation de celle-ci à chaque réception des commandes de chaque magasin (transfert de quantité de la commande globale vers une autre commande (ex : magasin d’un groupement ou d’une centrale)

  • Création de commandes adaptées aux articles gérés par tailles et par couleurs

  • Possibilité de saisir des commandes avec les nouvelles ou anciennes références articles (utilisées dans l’ancien système d’information) ou par référence client

  • Saisie des commandes en mode groupé, possibilité d’affecter automatiquement une quantité à chaque ligne

  • Multi taux de TVA (20; 19.6 ; 5.5 % ; exo)

  • Possibilité de gérer des quantités gratuites lors de la prise de commande

  • Possibilité de gérer des demandes d’échantillons lors de la prise de commande

  • Transfert de commandes d’un lieu de livraison vers un autre

  • Gestion des commandes par centrale d’achat

  • Suivi d’une commande avec consultation instantanée de toutes les préparations, livraisons, factures et avoirs associés

  • Gestion regroupement de commandes en une seule par transfert (identique/modifié) ou duplication (identique/modifiée) de lignes de commande => possibilité d’annuler les reliquats d’une commande antérieure

  • Gestion des types de commandes (avec priorité de livraisons, publicités, salon, date de livraison impérative, livraison à moyen terme...) => niveau de réservation

  • Gestion des remises sur les commandes supportant toutes les possibilités de la grande distribution (remise à la ligne, remise par palier, remise centrale, remise implantation, RFA...)

  • Gestion automatique des anomalies sur commandes (manque de stock, prix de vente inférieur au prix mini, colisage modifié...)

  • Gestion des saisies d’articles en doublon dans une commande

  • Recherche du dernier prix payé par le client

  • Gestion et validation des anomalies (manque de stock, prix)

  • Transfert et suivi des reliquats

  • Possibilité d’intégrer dans les commandes de la prestation ou des articles en prévente.

  • Gestion multi dates de livraison dans une seule et même commande

  • Gestion des commandes EDI-AGP de vos clients

  • Intégration des commandes issues de vos commerciaux, EDI-AGP, sites internet, import TXT/XLS, commandes multi-sites, livraison transitaire.....

  • Génération des fichiers EDI-AGP de facturation.

  • Suivi assuré d’une commande par visualisation des opérations effectuées sur celle-ci (Bon(s) de préparation, Bon(s) de livraison et facture(s)) avec accès aux documents.

  • Visualisation des marges (montant et taux de marge) à la ligne et au total commande

  • Accès direct à la fiche client /transporteur…

  • Consultation des commissions (VRP A.T., Agent) total commande et à la ligne en % et en valeur Envoi des documents automatique par mail format XLS/Word/TXT.

GESTION ET SUIVI DE LA COMMANDE

  • Suivi assuré d’une commande par visualisation des opérations effectuées sur celle-ci (Bon(s) de préparation, Bon(s) de livraison et facture(s)) avec accès aux documents.

  • Visualisation des marges (montant et taux de marge) à la ligne et au total commande

  • Accès direct à la fiche client /transporteur…

  • Consultation des commissions (VRP A.T., Agent) total commande et à la ligne en % et en valeur

GESTION DES ENCOURS

  • Définition d’un encours par client ou pour un groupe / centrale / client payeur

  • Gestion des assurances crédit par client avec indication de son statut, des montants autorisés avec gestion si nécessaire d’assurance exceptionnelle sur une période

  • Possibilité d’indiquer des autorisations internes

  • Possibilité de bloquer la préparation, les livraisons conditionnées par la valeur de l’encours

  • Gestion des traites et effets dans le calcul des encours avec respect des dates d’encaissement

  • Création des écritures comptables par client ou centralisées sur un groupe de clients/ centrale / client payeur
    Visibilité dans COLIBASE du justificatif détaillé du solde de chaque client avec indication précise des échéances

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