GESTION DES CLIENTS
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Fiche client détaillée
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Affectation de la langue utilisée pour les éditions (Proforma, devis, bon de commande…)
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Multi-banques avec RIB (contrôle de RIB débrayable)
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Gestion EDI-AGP avec identification par GLN/EAN13
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Multiples adresses de livraison avec transporteurs préférentiels par adresse, particularités de livraison (camion hayon, horaires, informations transporteur) et identification par GLN/EAN13
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Interlocuteurs multiples avec téléphones, fax direct, email...
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Gestion de l’encours financier au client / par centre payeur / par groupe de magasins, possibilité de définir un encours interne avec blocage des livraisons en fonction de celui-ci
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Gestion des assurances crédit
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Regroupement des clients par centrale d’achat (nationale et régionale)
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Type de frais de livraison, seuil franco, tournée de livraison
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Gestion de type de clients avec statistiques associées
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Gestion du commercial, de l’apporteur d’affaire et du commercial interne
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Commissions sur vente par commercial, apporteur d’affaires
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Gestion des tarifs de vente (choix d’un tarif, choix d’un tarif de référencement ou tarif particulier, taux de remise, prix nets, remise par palier, RFA...)
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Escompte, remise à la ligne, remise bas de facture, régime de TVA, régime TPF
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Gestion des provisions sur débours
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Affectation comptable et lien de chaque client avec la comptabilité (grand-livre, ventes, règlements...)
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Etat d’un client défini par la compta : actif, suspendu, interdit
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Statut client et prospect (actif, perdu, disparu)
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Gestion des conditions de mailing d’un client
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Codification des clients manuelle, automatique ou par code racine
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Accès directs avec affichage des quantités pour visualisation :
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des commandes, devis, pro forma, confirmation de commande
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des bons de préparation, expédition et de livraison
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des factures et des avoirs
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des informations comptables
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des contacts
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des appels reçus du client
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des derniers prix payés
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des remises
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des articles livrés/facturés
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Gestion et éditions des reliquats de commandes par client avec annulations automatiques
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Gestion des règlements clients
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Gestion de la franchise de TVA
LISTE DES CLIENTS
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La liste des clients se présente sous la forme d’un fichier Excel (colonnes)
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Plus de 50 recherches préprogrammées (par code, raison, enseigne, centrale...)
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Une recherche multi-critères des clients qui permet de croiser plusieurs critères de recherche tels que code, raison, enseigne, centrale...
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Possibilité de tri des clients en ordre croissant ou décroissant en cliquant sur l’entête des colonnes
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Possibilité de "nettoyer" des clients de l’écran afin d’avoir une liste qui corresponde à une demande précise
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Fonction de remplacement automatique dans plusieurs fiches de zones telles que : centrale, type de client, mode règlements, commissions VRP, Attaché commercial, Agent, etc.
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Possibilité de sauvegarder des listes de clients, de commande… sous un nom
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(exemple : elle peut correspondre à une liste de magasins), et de les rappeler ultérieurement
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Possibilité de visualiser le CA par type de client/département/centrale/commercial
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Possibilité d’imprimer depuis la liste des clients une infinité de documents...
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Export du fichier client possible vers Excel
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Visualisation directe pour une sélection de commande du total livré/total commandé, du total Reste à livrer et du total annulé.
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Possibilité d’imprimer une infinité de documents personnalisables en multi langues et multi formats (PDF,xls,word,jpeg....)
GESTION DES COMMANDES
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Recherches et tri multi-critères
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Statistiques de commandes, livraisons, facturations, règlements de date à date
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Création des commandes par lieu de livraison
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Duplication de commandes pour une autre date, pour un groupe de magasin, pour une centrale...
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Création automatique des commandes par centrale d’achat en mode tableau
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Possibilité de créer une commande globale pour un groupe de clients afin de réserver la marchandise et de diminuer la réservation de celle-ci à chaque réception des commandes de chaque magasin (transfert de quantité de la commande globale vers une autre commande (ex : magasin d’un groupement ou d’une centrale)
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Création de commandes adaptées aux articles gérés par tailles et par couleurs
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Possibilité de saisir des commandes avec les nouvelles ou anciennes références articles (utilisées dans l’ancien système d’information) ou par référence client
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Saisie des commandes en mode groupé, possibilité d’affecter automatiquement une quantité à chaque ligne
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Multi taux de TVA (20; 19.6 ; 5.5 % ; exo)
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Possibilité de gérer des quantités gratuites lors de la prise de commande
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Possibilité de gérer des demandes d’échantillons lors de la prise de commande
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Transfert de commandes d’un lieu de livraison vers un autre
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Gestion des commandes par centrale d’achat
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Suivi d’une commande avec consultation instantanée de toutes les préparations, livraisons, factures et avoirs associés
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Gestion regroupement de commandes en une seule par transfert (identique/modifié) ou duplication (identique/modifiée) de lignes de commande => possibilité d’annuler les reliquats d’une commande antérieure
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Gestion des types de commandes (avec priorité de livraisons, publicités, salon, date de livraison impérative, livraison à moyen terme...) => niveau de réservation
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Gestion des remises sur les commandes supportant toutes les possibilités de la grande distribution (remise à la ligne, remise par palier, remise centrale, remise implantation, RFA...)
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Gestion automatique des anomalies sur commandes (manque de stock, prix de vente inférieur au prix mini, colisage modifié...)
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Gestion des saisies d’articles en doublon dans une commande
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Recherche du dernier prix payé par le client
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Gestion et validation des anomalies (manque de stock, prix)
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Transfert et suivi des reliquats
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Possibilité d’intégrer dans les commandes de la prestation ou des articles en prévente.
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Gestion multi dates de livraison dans une seule et même commande
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Gestion des commandes EDI-AGP de vos clients
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Intégration des commandes issues de vos commerciaux, EDI-AGP, sites internet, import TXT/XLS, commandes multi-sites, livraison transitaire.....
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Génération des fichiers EDI-AGP de facturation.
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Suivi assuré d’une commande par visualisation des opérations effectuées sur celle-ci (Bon(s) de préparation, Bon(s) de livraison et facture(s)) avec accès aux documents.
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Visualisation des marges (montant et taux de marge) à la ligne et au total commande
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Accès direct à la fiche client /transporteur…
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Consultation des commissions (VRP A.T., Agent) total commande et à la ligne en % et en valeur Envoi des documents automatique par mail format XLS/Word/TXT.
GESTION ET SUIVI DE LA COMMANDE
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Suivi assuré d’une commande par visualisation des opérations effectuées sur celle-ci (Bon(s) de préparation, Bon(s) de livraison et facture(s)) avec accès aux documents.
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Visualisation des marges (montant et taux de marge) à la ligne et au total commande
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Accès direct à la fiche client /transporteur…
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Consultation des commissions (VRP A.T., Agent) total commande et à la ligne en % et en valeur
GESTION DES ENCOURS
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Définition d’un encours par client ou pour un groupe / centrale / client payeur
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Gestion des assurances crédit par client avec indication de son statut, des montants autorisés avec gestion si nécessaire d’assurance exceptionnelle sur une période
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Possibilité d’indiquer des autorisations internes
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Possibilité de bloquer la préparation, les livraisons conditionnées par la valeur de l’encours
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Gestion des traites et effets dans le calcul des encours avec respect des dates d’encaissement
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Création des écritures comptables par client ou centralisées sur un groupe de clients/ centrale / client payeur
Visibilité dans COLIBASE du justificatif détaillé du solde de chaque client avec indication précise des échéances